Mualla Kavak
Sanal çalışma hayatı herkes için nasıl kolaylaştırabilir? İşte sanalda çalışırken iş arkadaşlarınızın yahut çalışanlarınızın performasını artırmak için gereken psikolojik yöntemler…
Koronavirüs ile birlikte uzaktan çalışan ekiplerin bunu nasıl yaptığını, muhtemelen bu yer değiştirmenin aslınnda nasıl gerçekleştiğini – ve bunun ekipleriniz ve kuruluşlarınız için iyi mi yoksa kötü mü olacağını merak ediyorsunuzdur.
İşte kısa cevap: Evet, uzaktan çalışma iyi bir şey olabilir. Doğru şekilde yaptığınız sürece.
Bir araştırma ile başlayalım: 2015 yılında Stanford Üniversitesinde yapılan araştırmada görüldüğü üzere 2 yıl boyunca 500 çalışan evden çalıştığında, kısmen artan performans ve düşük giderlerle birlikte yaratıcılık oranı %20-%30 arttı. Başka bir araştırmada ise sanal çalışmanın şirket için çalışan başına 11.000 dolar tasarruf sağladığı ve bunun çalışanları mutlu ettiği ortaya kondu.
Yani araştırmaların çoğunluğu gösteriyor ki doğru şekilde uygulandığında sanal olarak çalışma herkes için iyi bir seçenek olabilir. Tabii ki istisna olan bazı şirketler, roller ve çalışanlar olacak ancak bu genel olarak pozitif bir trend. Öyleyse şirketler niçin bunu daha fazla uygulamıyorlar?
Biz NeuroLeadership Enstitüsü’nde birtakım bilinçsiz önyargıların yöneticileri bu yöne evrilen çalışmaları durdurmasına neden olduğunu ileri sürdük. Bizi “ doğru hissettirmediği” için sanal çalışma yapmamaya teşvik eden çıkar yanılgısı olarak adlandırılan bir yanılgı kategorisi var. Yani yöneticiler mümkün olan bilgileri düşünmeden devam ediyorlar. Bu yanılgı diğer bir tür olan güvenlik yanılgısı ile ilişkilendirilebilir; burada yöneticiler beklenen kazançlar yerine potansiyel kayıplara (insanların işi kaytarması korkusu gibi) odaklanırlar. Bu karışım yöneticileri göremedikleri şeyler hakkında endişelendirebilir, ve çalışanların evden çalışırken üretken olamayacaklarını ve gözlemlenemediklerini sorgulatır. Aslında araştırmalar insanların evden çalışabildiklerinde daha çok, etkili ve uzun süre çalıştıklarını gösteriyor.
Hepsini özetleyelim ve kabul edelim ki beynimizdeki tuhaflıklar yüzünden bunu daha fazla yapmasak da sanal çalışma herkes için iyi olabilir. Ancak kısa, etkili, enerji verici etkileşimler bağlantıyı sağlamak ve işleri halledebilmek için öneme sahiptir. İşte burada herhangi büyüklükteki bir şirket için yanlış yapmaya eğilimli olduğumuz -ve nasıl doğru yapacağımız- 3 şey var.
Ne Zaman?
Çıkar yanılgılarının etkilrinden biri, güne başladığımız andan itibaren görüşmelerimizi planlarken alınan bilinçsiz kararlardır. Fakat üretkenlik üzerine olan bir araştırmada belirtildiği üzere en iyi fikirlerimizi sabah saatlerinde üretiyoruz. Genellikle, sabah saattleri odaklanmak ve bireysel üretkenlik için en iyi (ve sıklıkla tek) zaman dilimidir. Eğer daha çok insanın performansını maksimize etmek istiyorsanız, onlara sabahları kendi kendilerine çalışmaları için izin verin. Sanal toplantıları günün ileri saatlerinde başlatın, böylece doğal olarak insanlar kendi istedikleri zamanda bu büyük ve yenilikçi projeleri tamamlayabilir. Üretkenliğin yükseldiğini göreceksiniz. Ayrıca, toplantıları mümkün diye arka arkaya düzenlemek iyi bir fikir değil. 30 ve 60 dakikalık toplantılar yerine 25 ve 50 dakikalık toplantılar düzenleyin, bu sayede insanlara yeniden odaklanmak, acil işleri halletmek ve zihni boşaltmak için zaman vermiş olursunuz.
Kim?
Sanal çalışmanın bir diğer istenmeyen sonucu insanları istemeden de olsa kolayca dışlamaktır. Sanal çalışmanın getirdiği diğer bir yanılgı ise “mesafe yanılgısı”dır. Uzay ve zamanda yakın olanı uzak olana göre daha fazla ödüllendiririz. Bu, bizde fiziksel olarak daha yakın şeylere daha fazla değer verme olarak kendini gösterir. Çalışma alanımızın fiziksel yapısı çoğunlukla kazara meydana gelmiş sosyal etkileşimler yaratabilmek açısından etkilidir. (Steve Jobs’da buna inanırdı.) Su sebiline doğru giderken veya öğle yemeğinden dönerken gördüğümüz insanlar sadece bağlantı kurmamız gereken kişiler olabilir, fakat aksi olduğunda onlar hakkındakileri unuturuz.
Aynı şekilde, ilişki kurmak istediğimiz birini görmek; ona bir soru sormak veya çok önemli olmayan bir konuda bilgilendirmek için bir kıvılcım oluşturur. Aynı binada farklı bir kata taşındığı için hiç biriyle yakın şekilde çalışmayı bıraktınız mı? Yerel ofisinizdeki yaşıtlarınızla uzaktaki ofistekilerden daha samimi oldunuz mu? Eğer öyleyse, çoğumuz gibi, siz de mesafe yanılgısının etkilerini deneyimliyorsunuz.
Fiziksel ve görsel işaretler olmadan planlanmış olmalıyız. NeuroLeadership Enstitüsü’nde biz “Eğer sen aktif olarak dahil değilsen, muhtemelen kazara dışlanıyorsundur.” demeye yakınız. Bu kazara dışlama çoğunlukla insanlar gözden uzak ve akıl dışı olduklarında meydana geliyor. Biriyle bir süre konuşmadığınızda oluşan takvim hatırlatıcıları veya bazen açıp bakmak için dijital yıllıklar gibi kişinin aktif olarak katılması için hatırlatıcı olacak bir sistem bu sorunu düzeltebilir. Ancak aşırıya kaçmayın. Artık bir toplantı odasının alanıyla sınırlı olmamanız katılımcı listesinin genişlemesi anlamına gelmez. Başkalarını nasıl ve ne zaman kibarca dışarıda tutacağını bilmek hala işleri halletmenin anahtarıdır.
Nasıl?
Yakın tarihli bir makalede, bu makalenin yazarlarından biri, özellikle sanal toplantılara için fark yaratan birkaç uygulamayı özetledi. Sanal çalışmayı daha etkili yapabilmek için, öncelikle daha sosyal hale getirmeliyiz -örneğin, hoparlörden gelen sesin sadece bir ses değil, bir insanın sesi olduğunu düşünmek. Bu şunu… evet her şeyi geliştirir ve değiştirir.
İkinci olarak, kamerada nasıl göründüğümüze dikkat etmeliyiz. Evet, tam anlamıyla bunu kastediyorum. Rahatsız edici kamera açısı veya gürültülü arka plan diyaloğun dinamiğini değiştirir.
Üçüncü, dikkatimize daha fazla dikkat etmeliyiz, ve sanal etkileşimde bulunurken odağımızı bozacak dikkat dağıtıcı ögeleri ortadan kaldırmalıyız. Sesin kalitesi de önemli. Eğer diğerlerini çabalamadan duyamazsak zaten sınırlandırılmış ve “vergilendirilmiş” bilişsel kaynaklarımız daha da azalıyor.
Sıradaki, iletişimi hızlandırmak amacıyla kafa sallama ve thumbs up gibi görsel işaretler kullanmayı öğrenebiliriz.
Ve son olarak, seri şekilde paralel çalışabilmek için dijital cihazlardan yararlanmayı öğrenebiliriz. Bu fikirler kelimenin tam anlamıyla sanal toplantıları daha hızlı, daha az önyargılı, daha kapsayıcı ve daha yaratıcı hale getirir.
Özetleyecek olursak, eğer sanal toplantılar ne zaman, kiminle ve nasıl doğru olacağını kavrarsak sanal çalışma bir nimet, artan üretkenlik, azalan giderler ve çoğunlukla mutlu çalışanlar olur. Bilimin küçük bir yardımıyla sanal çalışmaya daha çok odaklanmak, kuruluşunuza ve ötesine uzun süreli yararlar sağlayacaktır.
Çeviren: Mualla KAVAK
Beyza Zeynep KURT
Merve Nur Yaşar